Beleid inzake de privacy van kandidaten bij Keytrade Bank
Met dit beleid wil Keytrade Bank, de verwerkingsverantwoordelijke, u duidelijk en transparant informeren over de voorwaarden waaronder Keytrade Bank de persoonsgegevens verwerkt die u haar in het kader van uw kandidatuur hebt meegedeeld.
Keytrade Bank heeft bepaalde persoonsgegevens van u nodig om uw kandidatuur te analyseren en deze op te volgen (schriftelijk antwoorden, een sollicitatie organiseren …).
Keytrade Bank hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens tegen ongeoorloofde openbaarmaking of verwerking. Keytrade Bank verbindt zich ertoe die persoonsgegevens alleen te verwerken wanneer dat nodig is voor een welbepaald doel en binnen het strikte reglementaire kader.
1. Het verzamelen van persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens wordt alle informatie verstaan over een natuurlijke persoon die geïdentificeerd of identificeerbaar is. Met andere woorden: zodra een persoon kan worden geïdentificeerd op basis van de elementen waarover de verwerkingsverantwoordelijke beschikt, is elk gegeven over die persoon (leeftijd, werkervaring, hobby's …) een persoonsgegeven.
Keytrade Bank verzamelt uw persoonsgegevens uit drie verschillende bronnen:
- Declaratieve gegevens: dit zijn alle gegevens die u rechtstreeks aan Keytrade Bank verstrekt, zowel schriftelijk als mondeling (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, documenten, samenvattingen van de gesprekken …);
- Publieke bronnen: bij de rekrutering of erna kan Keytrade Bank gegevens over u raadplegen en verzamelen die publiek zijn gemaakt (bv. uw LinkedIn-profiel);
- Gegevens verzameld door derden: Keytrade Bank kan hierbij ook gegevens van derden ontvangen (informatie afkomstig van een recruiter, contactname met vroegere collega's, managers …).
2. Gegevensverwerking – rechtsgrond en doeleinde
2.1 Beheer van de kandidatuur
Keytrade Bank verzamelt en verwerkt uw gegevens uitsluitend voor het beheer van uw kandidatuur en volgt hierbij de in dit deel beschreven procedure. De rechtsgrond voor de verwerkingen is het nemen van precontractuele maatregelen met betrekking tot uw kandidatuur.
2.1.1 Analyse van uw sollicitatiemail en de bijlagen ervan
In eerste instantie analyseert de HR-afdeling de inhoud van uw sollicitatiemail en de toegevoegde bijlagen (cv, motivatiebrief …). Als de HR-afdeling van mening is dat u eventueel de door een verantwoordelijke van Keytrade Bank gezochte kwaliteiten hebt, wordt de informatie vervat in uw e-mail bewaard in een bestand op een server die enkel toegankelijk is voor de personen van de HR-afdeling die belast zijn met de rekrutering.
2.1.2 Het verzamelen van publiek gemaakte informatie en gegevens uit de databases van Keytrade Bank
Het is mogelijk dat de HR-afdeling publieke databases raadpleegt op internet (LinkedIn-profiel …) om uw kandidatuur te vervolledigen en aanvullende informatie te verkrijgen.
De HR-afdeling raadpleegt ook haar eigen databases, namelijk de mailbox cv@keytradebank.com, het bestand met de documenten van de kandidaten met wie een gesprek heeft plaatsgevonden en het bestand met de informatie over vroegere werknemers, en dit voor zover de respectievelijke bewaartermijnen nog niet zijn verstreken. Keytrade Bank verwerkt die gegevens om na te gaan of er in het verleden al contacten waren tussen u en Keytrade Bank en om eventueel de inhoud van de uitgewisselde informatie na te gaan (raadpleeg voor de toegepaste bewaartermijnen het deel 'bewaartermijn van persoonsgegevens').
De eventuele gegevens die de HR-afdeling uit de geraadpleegde databases haalt, worden toegevoegd aan uw bestand dat opgeslagen is op de server die enkel toegankelijk is voor de met de rekrutering belaste personen van HR. Dit geldt ook voor alle schriftelijke informatie die u in het kader van uw kandidatuur aan Keytrade Bank bezorgt.
2.1.3 Eerste gesprek met de HR-afdeling
Als de personen die binnen de HR-afdeling belast zijn met de rekrutering menen dat, op basis van de beschikbare informatie, een eerste telefoongesprek/onlinegesprek aan de orde is, neemt een van de HR-werknemers contact met u op. Er worden door de HR-werknemer schriftelijke notities gemaakt van dit gesprek. Die notities worden bijgehouden in uw bestand op de server die enkel toegankelijk is voor de HR-medewerkers die belast zijn met de rekrutering.
Als u na het gesprek bijkomende documenten of informatie doorgeeft, worden die ook aan uw bestand toegevoegd.
2.1.4 Kennisname door de bevoegde verantwoordelijke
Als de HR-afdeling meent dat uw kandidatuur onder de aandacht moet worden gebracht van een of meer verantwoordelijke personen van Keytrade Bank, zal ze aan die personen ter beschikking worden gesteld, net als de elementen die nodig zijn om een standpunt ter zake in te nemen. De nodige technische maatregelen worden genomen opdat enkel de bij de rekrutering betrokken personen toegang zouden hebben tot de gegevens en ervan kennis zouden kunnen nemen.
2.1.5 Tweede gesprek met een HR-medewerker en de leidinggevende
Bij positieve feedback van een of meer leidinggevenden over uw kandidatuur wordt er een gesprek ingepland tussen de leidinggevende(n), een lid van de HR-afdeling en uzelf. Tijdens dit gesprek worden er ook notities gemaakt en deze worden eveneens toegevoegd aan uw bestand op de server die enkel toegankelijk is voor de HR-medewerkers die belast zijn met de rekrutering.
Eventuele informatie die u tijdens dit gesprek op papier doorgeeft, wordt ingescand, digitaal toegevoegd aan uw bestand en daarna vernietigd via SHRED-IT.
2.1.6 Controle van de verstrekte gegevens
De referenties die u actief aanlevert, kunnen door onze HR-afdeling worden gecontroleerd, maar enkel en alleen als u hiervoor toestemming geeft. Tijdens deze contactname worden er notities gemaakt over de interactie met de persoon. Deze notities worden eveneens toegevoegd aan uw bestand.
2.1.7 Opstellen van een arbeidsovereenkomst
Als Keytrade Bank u een voorstel van arbeidsovereenkomst wenst te doen, zullen uw persoonsgegevens die hiervoor nodig zijn, worden verwerkt.
Keytrade Bank kan u ook om specifieke documenten vragen (kopie diploma, bewijs van goed gedrag en goed zeden …) afhankelijk van de positie waarvoor Keytrade Bank een voorstel doet en in functie van uw traject.
2.1.8 Overdracht van uw gegevens naar het bestand 'werknemers'
Als u het aangeboden voorstel van arbeidscontract ondertekent, worden al uw persoonsgegevens die in uw bestand in het gedeelte 'kandidaturen' worden bewaard, overgedragen naar een persoonlijk bestand in het gedeelte 'werknemers' van de server die ook weer enkel toegankelijk is voor de HR-afdeling.
Uw gegevens worden vanaf die overdracht verwerkt in overeenstemming met het Privacybeleid voor de werknemers.
3. Bewaartermijn van persoonsgegevens
3.1.1 Gegevens die schriftelijk werden doorgegeven en zonder gevolg zijn gebleven
Alle gegevens die via e-mail worden doorgegeven, worden gedurende een jaar bewaard. Er zijn evenwel twee uitzonderingen op dit principe:
- Ten eerste: als u binnen de termijn van een jaar een klacht indient, worden uw gegevens vijf jaar bewaard. Hetzelfde geldt bij een gerechtelijke procedure. Uw gegevens worden bewaard zolang de gerechtelijke procedure niet in kracht van gewijsde is gegaan
- Ten tweede: als de persoon die belast is met de rekrutering van mening is dat uw profiel in de nabije toekomst in een behoefte van Keytrade Bank zou kunnen voorzien, worden uw gegevens gedurende twee jaar bewaard.
Als een met de rekrutering belaste HR-medewerker na het indienen van uw kandidatuur een gesprek heeft ingepland, werden uw gegevens overgebracht naar een persoonlijk bestand in het gedeelte 'kandidaturen' op de server die enkel toegankelijk is voor de personen van de HR-afdeling die zich bezighouden met de rekrutering. Deze bestanden worden gedurende twee jaar bewaard.
Als u een arbeidsrelatie met Keytrade Bank aangaat, worden al uw gegevens overgezet naar een 'werknemers'-locatie op de server die enkel toegankelijk is voor HR. Uw gegevens worden dan bewaard gedurende de termijn die in het Privacybeleid van de werknemers is vastgelegd.
3.1.2 Onlinegesprek via Teams
Gesprekken die via Teams online verlopen met de HR-afdeling en/of een of meer vertegenwoordigers van Keytrade Bank worden niet opgenomen noch bewaard, tenzij u dat vooraf uitdrukkelijk schriftelijk vraagt.
3.1.3 Telefonische oproepen
De telefoongesprekken die u voert met de HR-afdeling en eventueel met de vertegenwoordiger(s) van Keytrade Bank worden niet opgenomen.
4. Doorgifte van persoonsgegevens
Alle gegevens die in het kader van uw kandidatuur worden doorgegeven, worden uitsluitend intern verwerkt en zullen dus geenszins worden doorgegeven aan derden of partners binnen of buiten de Europese Unie. Door geen gegevens over te dragen, garandeert Keytrade Bank de vertrouwelijkheid van uw kandidatuur en van de verstrekte informatie.
5. Toegepaste beveiligingsmaatregelen
Gegevensbeveiliging is een van de prioriteiten van de groep Crédit Mutuel Arkéa waarvan Keytrade Bank deel uitmaakt. Het bewaren en het verwerken van uw persoonsgegevens gebeuren dus volgens strikte regels en procedures.
Om de juistheid en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te garanderen, nemen wij verschillende maatregelen, waaronder:
Technische maatregelen:
- Uw gegevens worden enkel doorgegeven aan managers die deze nodig hebben voor de analyse van uw kandidatuur.
- De toegang tot de server van de HR-afdeling is beperkt tot de medewerkers van deze afdeling.
- De toegang tot het besturingssysteem gebeurt via wachtwoord en bij het inloggen op afstand werd een bijkomende controle ingevoerd (toegang tot VPN).
Fysieke maatregelen:
- Er worden geen gegevens over u op papier bewaard om de vertrouwelijkheid ervan niet in het gedrang te brengen.
Aanvullende maatregelen
- Wanneer u een wijziging van uw persoonsgegevens doorgeeft, wordt deze wijziging door de HR-afdeling in uw dossier aangebracht.
- Er worden continu audits en controles uitgevoerd om de naleving van de reglementering te checken.
- Opleiding van de medewerkers om ze bewust te maken van de bescherming van de persoonsgegevens en de naleving van de reglementering.
6. Menselijke beslissing op basis van geautomatiseerde analyses
Keytrade Bank past geen volledig geautomatiseerde beslissingen in de zin van artikel 22 van de GDPR toe op de gegevens van de kandidaten.
7. Uw rechten
Voor de uitoefening van uw rechten in het kader van de GDPR kunt u zich wenden tot cv@keytradebank.com, met hetzelfde e-mailadres als voor de vorige uitwisselingen.
7.1 Recht op rectificatie: juistheid en wijziging van uw persoonsgegevens
Als uw persoonsgegevens veranderen, kunt u Keytrade Bank daarvan op de hoogte brengen per e-mail op het bovenvermelde adres zodat wij over actuele en exacte gegevens beschikken.
7.2 Recht op inzage
Elke persoon van wie Keytrade Bank de persoonsgegevens verwerkt, heeft recht op inzage. Met dit recht kunt u kennisnemen van de gegevens die Keytrade Bank over u heeft en controleren of ze correct, up-to-date, volledig en relevant zijn.
7.3 Recht op vergetelheid
Keytrade Bank heeft bepaalde van uw persoonsgegevens nodig om uw kandidatuur te verwerken. Het is enkel mogelijk om al uw persoonsgegevens in onze informaticasystemen te wissen als u uw kandidatuur intrekt. Als u een bepaald persoonsgegeven wilt verwijderen en doorgaan met uw kandidatuur, kan dit voor zover dit gegeven niet noodzakelijk is voor de verwerking van uw kandidatuur.
Keytrade Bank kan de uitoefening van uw recht op vergetelheid evenwel weigeren als uw gegevens nodig zijn voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van haar rechten voor rechterlijke instanties.
7.4 Recht op beperking van de verwerking
Met dit recht kunt u Keytrade Bank vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stop te zetten in welbepaalde gevallen zoals vastgelegd in de regelgeving.
Als u van dat recht hebt gebruikgemaakt, mag Keytrade Bank uw gegevens bewaren maar niet meer verwerken, tenzij met uw toestemming of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van haar rechten (of die van een andere persoon) of in de door de regelgeving bepaalde gevallen.
7.5 Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Krachtens dit recht kunt u Keytrade Bank vragen om uw persoonsgegevens aan u over te maken of rechtstreeks door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke, als dat technisch mogelijk is. Dit recht betreft alleen de gegevens die u zelf aan Keytrade Bank hebt verstrekt en die automatisch zijn verwerkt op basis van het contract of uw toestemming.
7.6 Recht op bezwaar
U hebt altijd en op elk moment het recht om u te verzetten tegen elke verwerking van uw persoonsgegevens die berust op het gerechtvaardigde belang van Keytrade Bank. De gegevens die u ons in het kader van uw kandidatuur meedeelt, worden door Keytrade Bank geenszins verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang.
8. Vragen?
Als u vragen hebt of een probleem ondervindt met uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met ons DPO Team:
- Per e-mail naar dpo@keytradebank.com
- Per post naar Vorstlaan 100, 1170 Brussel ter attentie van het DPO Team
9. Functionaris voor gegevensbescherming
Keytrade Bank heeft een functionaris voor gegevensbescherming ('DPO', Data Protection Officer) aangesteld die met name tot taak heeft de bank te informeren en te adviseren over alle kwesties in verband met de bescherming van persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming:
- Per post: Monsieur le Délégué à la Protection des Données – Crédit Mutuel Arkéa – 1 rue Louis Lichou, 29808 Brest Cedex 9, France
- Per e-mail naar protectiondesdonnees@arkea.com
10. Klachten
Bij een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u een bemiddelingsverzoek indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit op het volgende adres:
Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel. +32 2 274 48 00 E-mail: contact@apd-gba.be