Privacybeleid voor kandidaten-medewerkers bij Keytrade Bank
Via dit Privacybeleid voor kandidaten-medewerkers bij Keytrade Bank, te weten, elke persoon die een sollicitatie heeft ingediend om te reageren op een vacature voor samenwerking ("Privacybeleid voor kandidaten"), wil Keytrade Bank, als verwerkingsverantwoordelijke, u op een duidelijke en transparante manier informeren over de voorwaarden waaronder Keytrade Bank de persoonsgegevens ("persoonsgegevens" of "gegevens") verwerkt die u aan haar heeft verstrekt in het kader van uw sollicitatie ("u", "uw").
Keytrade Bank heeft bepaalde persoonsgegevens van u nodig om uw sollicitatie te analyseren en de opvolging ervan te waarborgen (bijvoorbeeld schriftelijk antwoorden, een gesprek organiseren, etc.).
Keytrade Bank hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens tegen ongeoorloofde openbaarmaking of verwerking. Keytrade Bank verbindt zich ertoe deze gegevens uitsluitend te verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een bepaald doel en binnen het strikt wettelijk kader.
1. Verzameling van Persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Met andere woorden, zodra een persoon kan worden geïdentificeerd op basis van de gegevens waarover de verantwoordelijke voor de verwerking beschikt, wordt alle informatie over die persoon (leeftijd, werkervaring, hobby's, enz.) beschouwd als persoonsgegevens.
Keytrade Bank verzamelt persoonsgegevens over u uit drie verschillende bronnen:
- Declaratieve gegevens: dit zijn alle gegevens die u rechtstreeks aan Keytrade Bank verstrekt, schriftelijk of mondeling (bijv. naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, documenten, samenvattingen van gesprekken);
- Publieke bronnen: tijdens of na de wervingsprocedure kan Keytrade Bank uw openbaar gemaakte gegevens raadplegen en verzamelen (bijv. uw LinkedIn-profiel);
- Gegevens verzameld door derden: Keytrade Bank kan ook gegevens ontvangen van derden nadat zij vooraf de contactgegevens en toestemming van de kandidaat hebben verkregen (bijv. informatie verstrekt door een recruiter, contact met voormalige collega's of managers);
- Gegevens met betrekking tot het meldpunt voor klokkenluiders ("Whistleblowing"): omvat de identiteit, functies en contactgegevens van de melder (tenzij de melding anoniem is) en/of van de personen op wie de melding betrekking heeft, inclusief, indien van toepassing, hun bedrijfsnummer; de identiteit, functies en contactgegevens van degenen die betrokken zijn bij de ontvangst en verwerking van de melding (behalve bij anonieme meldingen); gemelde feiten; gegevens met betrekking tot overtredingen, veroordelingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot natuurlijke personen; de verzamelde elementen in het kader van de verificatie van de gemelde feiten; de verificatieverslagen en de acties die naar aanleiding van de melding zijn ondernomen.
2. Gegevensverwerking - Wettelijke Grondslag en Doel
2.1. Beheer van de sollicitatie
Keytrade Bank verzamelt en verwerkt uw gegevens uitsluitend voor het beheer van uw sollicitatie, volgens de in deze sectie beschreven procedure. De wettelijke grondslag voor de verwerking is het nemen van precontractuele maatregelen met betrekking tot uw sollicitatie.
2.1.1. Analyse van uw sollicitatie-e-mail en bijlagen
Allereerst analyseert de personeelsafdeling de inhoud van uw sollicitatie-e-mail en de bijgevoegde documenten (bijv. CV, motivatiebrief). Als zij van mening zijn dat u de kwaliteiten bezit die Keytrade Bank zoekt, wordt de informatie in uw e-mail opgeslagen in een bestand op een server die alleen toegankelijk is voor het wervingspersoneel binnen de personeelsafdeling en de hiring managers.
2.1.2. Verzameling van openbare informatie en gegevens uit de databases van Keytrade Bank
De personeelsafdeling kan ook openbare databases op internet raadplegen (bijv. LinkedIn-profiel, alumni-pagina's, enz.) om uw sollicitatie aan te vullen en extra informatie te verkrijgen.
Zij zullen ook hun eigen databases raadplegen, zoals de e-mailbox cv@keytradebank.com, het bestand met documenten van kandidaten die zijn geïnterviewd en het bestand met informatie over voormalige werknemers, mits de respectieve bewaartermijnen nog niet zijn verstreken. Keytrade Bank verwerkt deze gegevens om na te gaan of er eerder contact tussen u en Keytrade Bank is geweest en, zo ja, de inhoud van de uitgewisselde informatie (voor de toegepaste bewaartermijnen, zie de sectie 'bewaartermijn van persoonsgegevens').
Alle gegevens verzameld in databases die door de personeelsafdeling worden geraadpleegd, worden toegevoegd aan uw bestand op de server die alleen toegankelijk is voor het wervingspersoneel van de personeelsafdeling. Hetzelfde geldt voor alle schriftelijke informatie die u aan Keytrade Bank verstrekt als onderdeel van uw sollicitatie.
2.1.3. Eerste gesprek met de personeelsafdeling
Indien het wervingspersoneel binnen de personeelsafdeling van mening is dat een eerste telefonisch of online gesprek gerechtvaardigd is, neemt een medewerker van de personeelsafdeling contact met u op. Notities van dit gesprek worden gemaakt door de personeelsmedewerker en opgeslagen in uw bestand op de server, die alleen toegankelijk is voor het wervingspersoneel binnen de personeelsafdeling en de hiring manager.
Eventuele extra documenten of informatie die u verstrekt na het gesprek, worden ook aan uw bestand toegevoegd.
2.1.4. Inzicht door de verantwoordelijke manager
Als de personeelsafdeling oordeelt dat uw sollicitatie onder de aandacht van een of meer managers van Keytrade Bank moet worden gebracht, worden uw sollicitatie en de noodzakelijke gegevens voor hun beoordeling beschikbaar gesteld. De nodige technische maatregelen zijn genomen om ervoor te zorgen dat alleen betrokken wervingsmedewerkers toegang hebben tot de gegevens.
2.1.5. Tweede gesprek met een HR-teamlid en de manager
In het geval van positieve feedback van een of meer managers over uw sollicitatie, wordt er een gesprek georganiseerd tussen de manager(s), een lid van de personeelsafdeling en uzelf. Tijdens dit gesprek worden aantekeningen gemaakt en toegevoegd aan uw bestand op de server, die alleen toegankelijk is voor het wervingspersoneel van de personeelsafdeling en de hiring manager.
2.1.6. Verificatie van de verstrekte gegevens
Met uw toestemming, en alleen in dat geval, kunnen de referenties die u actief verstrekt, worden gecontroleerd door onze personeelsafdeling. Tijdens dit contact worden aantekeningen gemaakt om de interactie met de persoon vast te leggen. Deze aantekeningen worden ook aan uw bestand toegevoegd.
2.1.7. Opstellen van een arbeidsovereenkomst
Als Keytrade Bank u een arbeidsovereenkomst wil aanbieden, worden uw noodzakelijke persoonsgegevens hiervoor verwerkt. Tijdens het onboardingproces kan Keytrade Bank u ook specifieke documenten vragen (bijv. kopieën van uw diploma's, een uittreksel uit het strafregister) afhankelijk van de functie waarvoor Keytrade Bank het aanbod doet.
2.1.8. Overdracht van uw gegevens naar het bestand 'werknemers'
Als u het aanbod van een arbeidsovereenkomst ondertekent, worden al uw persoonsgegevens die in uw sollicitatiedossier zijn opgeslagen, overgedragen naar een persoonlijk bestand in het gedeelte 'werknemers' op de server, dat alleen toegankelijk is voor de personeelsafdeling. Uw gegevens worden verwerkt in overeenstemming met het Privacybeleid voor werknemers.
2.2. Meldpunt voor klokkenluiders (Whistleblowing)
Keytrade Bank heeft een meldpunt voor klokkenluiders opgezet. Deze verwerking wordt uitgevoerd om te voldoen aan de vereisten voor het klokkenluiderssysteem, zoals vereist door de Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht of nationaal recht melden die binnen een juridische entiteit in de privésector zijn geconstateerd ("Klokkenluiderswet").
U kunt meldingen doen bij onze afdeling "Regulatory" per e-mail (op whistleblower@keytradebank.com) of per post met behulp van het formulier in bijlage 1. De verwerking van uw persoonsgegevens is strikt beperkt tot meldingen die binnen de categorieën van de Klokkenluiderswet vallen. Als u een professionele melding maakt of het onderwerp bent van een dergelijke melding, worden uw persoonsgegevens (inclusief gemelde feiten, verzamelde elementen tijdens de verificatie, de verificatieverslagen en de acties die naar aanleiding van de melding zijn ondernomen) verwerkt voor dit doel.
3. Bewaartermijn van persoonsgegevens
3.1. Schriftelijk verzonden gegevens zonder opvolging
Alle per e-mail verzonden gegevens worden één jaar bewaard. Er zijn echter twee uitzonderingen op dit principe:
- Ten eerste, als u binnen een jaar een klacht indient, worden uw gegevens vijf jaar bewaard. Hetzelfde geldt bij een gerechtelijke procedure; uw gegevens worden bewaard zolang de procedure niet definitief is afgesloten.
- Ten tweede, als de verantwoordelijke voor de aanwerving vindt dat uw profiel in de nabije toekomst bij een behoefte van Keytrade Bank kan passen, worden uw gegevens met uw toestemming twee jaar bewaard.
Indien naar aanleiding van uw sollicitatie een gesprek is georganiseerd door een verantwoordelijke van de personeelsafdeling, zijn uw gegevens overgezet naar een persoonlijk bestand op het gedeelte 'sollicitaties' van de server, dat alleen toegankelijk is voor de personeelsafdeling. Deze bestanden worden twee jaar bewaard. Indien u een arbeidsrelatie aangaat met Keytrade Bank, worden al uw gegevens verplaatst naar het gedeelte 'werknemers' op de server, uitsluitend toegankelijk voor personeelszaken. Uw gegevens worden dan bewaard gedurende de periode vermeld in het Privacybeleid voor werknemers.
3.2. Onlinegesprek via Teams
Online gesprekken via Microsoft Teams (of een ander videoconferentietool) met de personeelsafdeling en/of vertegenwoordigers van Keytrade Bank worden niet opgenomen, tenzij u vooraf schriftelijk om opname vraagt.
3.3. Telefonische gesprekken
Telefoongesprekken met de personeelsafdeling en eventueel met een of meer vertegenwoordigers van Keytrade Bank worden niet opgenomen.
3.4. Bewaartermijn in het kader van het klokkenluiderssysteem ("Whistleblowing")
Keytrade Bank bewaart persoonsgegevens en informatie die u verstrekt in het kader van een melding. Persoonsgegevens die niet relevant zijn voor een specifieke melding worden niet verzameld, of, indien onopzettelijk verzameld, zonder onredelijke vertraging verwijderd.
Indien een melding leidt tot actie, zoals een disciplinaire of juridische maatregel, kunnen de verzamelde persoonsgegevens worden bewaard tot het einde van de procedure of tot alle beroepsmogelijkheden zijn uitgeput. Persoonsgegevens van meldingen zonder opvolging worden binnen twee maanden na afsluiting van het verificatieproces vernietigd of geanonimiseerd gearchiveerd.
4. Overdracht van persoonsgegevens
Alle gegevens in het kader van uw sollicitatie worden uitsluitend intern verwerkt en niet doorgegeven aan derden, binnen of buiten de Europese Unie. Door geen gegevens over te dragen, garandeert Keytrade Bank de vertrouwelijkheid van uw sollicitatie en de verstrekte gegevens.
5. Beveiligingsmaatregelen
De beveiliging van gegevens is een prioriteit voor Crédit Mutuel Arkéa, waartoe Keytrade Bank behoort. De opslag en verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats volgens strikte regels en procedures.
Om de juistheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen, nemen wij de volgende maatregelen:
Technische maatregelen:
- Uw gegevens (beperkte toegang, salarisinformatie wordt niet gedeeld) worden alleen overgedragen aan managers die deze nodig hebben voor de analyse van uw sollicitatie.
- Toegang tot de server van de personeelsafdeling is beperkt tot leden van deze afdeling.
- Toegang tot het besturingssysteem is beveiligd met een wachtwoord en voor externe verbindingen is extra controle ingesteld (VPN-toegang).
Fysieke maatregelen:
- Er worden geen gegevens op papier bewaard om de vertrouwelijkheid te waarborgen.
Aanvullende maatregelen
- Wanneer u wijzigingen in uw persoonlijke gegevens doorgeeft, worden deze door de personeelsafdeling in uw dossier aangepast.
- Er worden audits en controles uitgevoerd om naleving van de regelgeving (waaronder de AVG) te waarborgen.
- Medewerkers worden getraind in de bescherming van persoonsgegevens en naleving van de AVG.
6. Menselijke beslissingen op basis van geautomatiseerde analyses
Keytrade Bank past geen volledig geautomatiseerde beslissingen toe zoals bedoeld in artikel 22 van de AVG op de gegevens van kandidaten.
7. Uw rechten
Voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot de AVG kunt u contact opnemen via cv@keytradebank.com, met gebruik van hetzelfde e-mailadres als in vorige correspondentie.
7.1. Recht op informatie
U hebt het recht om duidelijke, transparante en begrijpelijke informatie te verkrijgen over hoe Keytrade Bank uw gegevens verwerkt en over de uitoefening van uw rechten. Deze informatie is opgenomen in dit Privacybeleid voor kandidaten. Voor vragen kunt u contact met ons opnemen.
7.2. Recht op rectificatie: nauwkeurigheid en wijziging van uw persoonsgegevens
In geval van wijzigingen in uw persoonsgegevens kunt u Keytrade Bank per e-mail op de hoogte stellen zodat wij over actuele en juiste gegevens beschikken.
7.3. Recht op toegang
Iedereen van wie Keytrade Bank persoonsgegevens verwerkt, heeft recht op inzage. Dit recht stelt u in staat om kennis te nemen van de gegevens die Keytrade Bank over u heeft en te controleren of deze juist, actueel, volledig en relevant zijn.
7.4. Recht op vergetelheid
Keytrade Bank heeft bepaalde persoonsgegevens nodig om uw sollicitatie te verwerken. Alle gegevens kunnen pas uit onze systemen worden verwijderd als u uw sollicitatie intrekt of als deze niet succesvol is. Wilt u specifieke gegevens verwijderen maar de sollicitatie voortzetten, dan kan dit, mits deze niet essentieel zijn voor de sollicitatieprocedure.
Keytrade Bank kan weigeren het recht op vergetelheid toe te passen als uw gegevens nodig zijn voor de uitoefening of verdediging van haar rechten in een gerechtelijke procedure.
7.5. Recht op beperking
Dit recht stelt u in staat om tijdelijk te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens stop te zetten in specifieke gevallen zoals beschreven in de AVG.
7.6. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Op grond van dit recht kunt u Keytrade Bank vragen uw gegevens door te geven aan uzelf of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, indien technisch mogelijk. Dit recht is van toepassing op door u zelf verstrekte gegevens die automatisch verwerkt worden op basis van een overeenkomst of uw toestemming.
7.7. Recht op bezwaar
U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van het gerechtvaardigd belang van Keytrade Bank. Keytrade Bank verwerkt de gegevens die u ons verstrekt voor uw sollicitatie niet op basis van gerechtvaardigd belang.
8. Openbaarmaking van Uw Gegevens
Gezien de hierboven genoemde doeleinden kunnen al uw gegevens of een deel daarvan worden gedeeld met de volgende ontvangers (uitsluitend op basis van hun respectieve behoeften):
- Onze afdeling human resources;
- Eén of meer vertegenwoordigers van Keytrade Bank (hiërarchie) met betrekking tot de vacature;
- Personen die specifiek verantwoordelijk zijn voor het beheer van meldingen binnen Keytrade Bank; en
- Onze professionele adviseurs (bijvoorbeeld onze advocaten in geval van geschillen), indien nodig.
Ten slotte kunnen we in geval van een herstructureringsoperatie (waaronder volledige of gedeeltelijke overdracht van activa, fusie, overname, splitsing en in het algemeen elke reorganisatie van Keytrade Bank) bepaalde gegevens doorgeven aan een derde partij die bij de operatie is betrokken, in overeenstemming met de GDPR.
9. Vragen?
Als u vragen heeft of een probleem ondervindt met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, kunt u contact opnemen met ons DPO-team:
- Per e-mail naar dpo@keytradebank.com
- Per post naar Vorstlaan 100, 1170 Brussel, ter attentie van het DPO Team
10. Functionaris voor gegevensbescherming
Keytrade Bank heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld die onder andere tot taak heeft Keytrade Bank te informeren en adviseren over alle zaken die betrekking hebben op de bescherming van persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming:
- Per post: Mevrouw de Functionaris voor Gegevensbescherming – Crédit Mutuel Arkéa – 1 rue Louis Lichou, 29808 Brest Cedex 9, Frankrijk
- Per e-mail naar protectiondesdonnees@arkea.com
11. Klachten
In geval van een klacht met betrekking tot de verwerking van uw persoonlijke gegevens, kunt u een bemiddelingsverzoek indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit op het volgende adres:
Gegevensbeschermingsautoriteit Rue de la Presse 35, 1000 Brussel Tel. +32 2 274 48 00 E-mail: contact@apd-gba.be